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Expense Management Bot

Intelligente Spesenabrechnung per Foto. Mitarbeiter fotografieren Belege, der Bot erfasst alle Daten, prüft gegen Richtlinien und startet den Genehmigungsprozess.

91% weniger Bearbeitungszeit
Spesen Belegerfassung Mobile App Policy Compliance

91%

Weniger Bearbeitungszeit

< 5s

Belegerfassung

74%

Auto-Genehmigungsrate

100%

Beleg-Compliance

Über diese Lösung

Wie funktioniert der Expense Management Bot?

Der Expense Management Bot revolutioniert die Spesenabrechnung für Ihre Mitarbeiter. Schluss mit mühsamer manueller Eingabe, verlorenen Belegen und endlosen Genehmigungsschleifen.

Mitarbeiter fotografieren einfach ihre Belege mit dem Smartphone. Der Bot extrahiert automatisch alle relevanten Informationen: Datum, Betrag, Händler, Kategorie und Zahlungsart. Innerhalb von Sekunden ist die Ausgabe erfasst.

Der Bot prüft jede Ausgabe gegen Ihre Unternehmensrichtlinien: Sind die Beträge im Rahmen? Ist die Kategorie genehmigungspflichtig? Gibt es Budget-Überschreitungen? Regelkonformen Ausgaben werden automatisch genehmigt, Ausnahmen zur Prüfung vorgelegt.

Funktionen

Was dieser Agent kann

Foto-Erfassung

Einfach Beleg fotografieren — KI extrahiert alle Daten automatisch. Unterstützt auch mehrere Belege gleichzeitig.

Policy-Prüfung

Automatische Validierung gegen Ihre Spesenrichtlinien mit sofortiger Rückmeldung bei Verstössen.

Smart Kategorisierung

KI lernt aus historischen Daten und schlägt passende Kostenstellen und Projekte automatisch vor.

Automatische Genehmigung

Regelkonforme Ausgaben werden sofort genehmigt, nur Ausnahmen erfordern manuelle Prüfung.

Beispiele

So funktioniert es in der Praxis

1

Geschäftsessen-Beleg

"Mitarbeiter fotografiert Restaurant-Rechnung nach Kundenmeeting."

Bot erkennt Beleg, fragt nach Teilnehmern und Anlass, prüft gegen Bewirtungsrichtlinie und genehmigt automatisch.

2

Auslands-Reisekosten

"Mitarbeiter reicht mehrere Belege in Fremdwährung ein (USD, GBP)."

Bot konvertiert automatisch mit Tageskurs, erkennt Hotelkosten, Taxi und Verpflegung, erstellt komplette Reisekostenabrechnung.

3

Budget-Überschreitung

"Mitarbeiter bucht Hotel für CHF 280/Nacht, Limit ist CHF 200."

Bot markiert Überschreitung, informiert Mitarbeiter sofort und eskaliert zur Genehmigung an Vorgesetzten mit Begründungsfeld.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

Welche Smartphone-Plattformen werden unterstützt?
Der Bot ist als native iOS- und Android-App verfügbar. Alternativ können Belege auch über eine Web-Oberfläche oder per E-Mail eingereicht werden. Integration mit Microsoft Teams und Slack ist ebenfalls möglich.
Wie werden die Spesenrichtlinien konfiguriert?
Über ein Admin-Dashboard definieren Sie Regeln: Betragslimits pro Kategorie, Genehmigungsstufen, erforderliche Zusatzinfos (z.B. Teilnehmer bei Bewirtung) und Budget-Zuordnungen. Regeln können nach Abteilung, Rolle oder Projekt variieren.
Was passiert mit nicht-lesbaren Belegen?
Bei schlechter Bildqualität oder unvollständigen Daten fordert der Bot automatisch ein neues Foto an oder bittet um manuelle Ergänzung. Die Erfassungsquote liegt bei über 97% bei guter Bildqualität.
Wie erfolgt die Integration mit der Lohnbuchhaltung?
Genehmigte Spesen werden automatisch an Ihr HR/Payroll-System exportiert: SAP HR, Abacus, Workday, ADP und weitere. Die Auszahlung kann mit dem nächsten Lohnlauf oder separat erfolgen.

Interesse an dieser Lösung?

Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie der Expense Management Bot Ihre Spesenabrechnung vereinfachen kann.

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