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Bot de Gestion des Depenses

Notes de frais intelligentes par photo. Les employes photographient les recus, le bot capture toutes les donnees, valide contre les politiques et lance le processus d'approbation.

91% moins de temps de traitement
Depenses Capture de recus Application mobile Conformite politique

91%

Moins de temps de traitement

< 5s

Capture de recu

74%

Taux d'auto-approbation

100%

Conformite des recus

A propos de cette solution

Comment fonctionne le Bot de Gestion des Depenses ?

Le Bot de Gestion des Depenses revolutionne les notes de frais pour vos employes. Plus de saisie manuelle fastidieuse, de recus perdus ou de boucles d'approbation sans fin.

Les employes photographient simplement leurs recus avec leur smartphone. Le bot extrait automatiquement toutes les informations pertinentes : date, montant, commercant, categorie et mode de paiement. En quelques secondes, la depense est capturee.

Le bot valide chaque depense contre vos politiques d'entreprise : Les montants sont-ils dans les limites ? La categorie necessite-t-elle une approbation ? Y a-t-il des depassements de budget ? Les depenses conformes sont automatiquement approuvees, les exceptions sont presentees pour revue.

Fonctionnalites

Ce que cet agent peut faire

Capture Photo

Photographiez simplement le recu - l'IA extrait toutes les donnees automatiquement. Supporte aussi plusieurs recus a la fois.

Validation Politique

Validation automatique contre vos politiques de depenses avec retour immediat en cas de violation.

Categorisation Intelligente

L'IA apprend des donnees historiques et suggere automatiquement les centres de couts et projets correspondants.

Approbation Automatique

Les depenses conformes aux politiques sont approuvees instantanement, seules les exceptions necessitent une revue manuelle.

Exemples

Comment ca fonctionne en pratique

1

Recu de repas d'affaires

"L'employe photographie le recu du restaurant apres une reunion client."

Le bot reconnait le recu, demande les participants et l'objet, valide contre la politique de representation et approuve automatiquement.

2

Frais de voyage international

"L'employe soumet plusieurs recus en devises etrangeres (USD, GBP)."

Le bot convertit automatiquement avec le taux du jour, reconnait hotel, taxi et repas, cree un rapport de frais de voyage complet.

3

Depassement de budget

"L'employe reserve un hotel a CHF 280/nuit, la limite est CHF 200."

Le bot signale le depassement, informe l'employe immediatement et escalade au manager pour approbation avec champ de justification.

FAQ

Questions frequemment posees

Quelles plateformes smartphone sont supportees ?
Le bot est disponible en application native iOS et Android. Alternativement, les recus peuvent etre soumis via interface web ou email. L'integration avec Microsoft Teams et Slack est egalement disponible.
Comment les politiques de depenses sont-elles configurees ?
Via un tableau de bord admin, vous definissez les regles : limites de montant par categorie, niveaux d'approbation, infos supplementaires requises (ex. participants pour representation) et attributions de budget. Les regles peuvent varier par departement, role ou projet.
Que se passe-t-il avec les recus illisibles ?
Avec une mauvaise qualite d'image ou des donnees incompletes, le bot demande automatiquement une nouvelle photo ou une saisie manuelle. Le taux de capture est superieur a 97% avec une bonne qualite d'image.
Comment fonctionne l'integration avec la paie ?
Les depenses approuvees sont automatiquement exportees vers votre systeme RH/paie : SAP HR, Workday, ADP et plus. Le remboursement peut se faire avec le prochain cycle de paie ou separement.

Interesse par cette solution ?

Discutons ensemble de la facon dont le Bot de Gestion des Depenses peut simplifier vos notes de frais.

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